29
Nov
A. Direktur
TUGAS POKOK
a) Menyusun perencanaan program kerja dan RAK tahunan serta laporan kinerja setiap
semester.
b) Membuat progress report setiap semester terkait kegiatan ADMISI.
c) Menyusun konsep rumusan kebijakan dan peraturan di bidang ADMISI
d) Mengkoordinasikan pelaksanaan bidang Promosi dan Pemasaran serta bidang
logistic dan pelayanan ADMISI.
e) Mengkoordinasikan persiapan program ADMISI setiap tahun akademik baru.
f) Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain di bidang promosi ADMISI.
g) Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan dan membimbing pelaksanaan tugas
Ketua bidang dan Kasei dilingkungan ADMISI.
h) Melakukan validasi kinerja staf yang menjadi bawahannya secara obyektif.
WEWENANG
a) Berwenang mengambil kebijakan terhadap semua tugas yang terkait bidang ADMISI
b) Berwenang menyusun pedoman ADMISI.
c) Berwenang untuk memutuskan Promosi dan Pemasaran ADMISI, menentukan seleksi
dan penerimaan calon mahasiswa baru.
d) Berwenang untuk mengusulkan pergantian dan promosi personel di direktorat
Admisi.
e) Mengecek dan memberikan paraf semua surat keluar yang harus ditanda tangani oleh
Rektor/Wakil Rektor 3.
B. KABID PROMOSI DAN PEMASARAN
a. Tugas Pokok
Pengelolaan aktivitas untuk menyusun riset pasar, pelaksanaan, monitoring, dan
evaluasi strategi promosi dan pemasaran pada calon mahasiswa baru Diploma, Strata
1, Strata 2 secara terpadu berbasis teknologi informasi di lingkungan Universitas
Muhammadiyah Sidoarjo.
b. Wewenang
a) Menentukan prioritas pekerjaan terkait promosi dan pemasaran PMB;
b) Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan;
c) Memberikan penilaian kinerja pada tenaga kependidikan.
c. Tanggung Jawab
a) Bertanggung-jawab atas perencanaan dan pelaksanaan promosi dan pemasaran
pada mahasiswa baru Diploma, Strata 1, Strata 2, secara terpadu berbasis
teknologi informasi. di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo;
b) Bertanggung-jawab untuk menjamin ketepatan sasaran dan standar mutu proses
promosi dan pemasaran pada mahasiswa baru Diploma, Strata 1, Strata 2, secara
terpadu berbasis teknologi informasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah
Sidoarjo;
c) Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan,
rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan
bahan kerja dan hasil kerja;
d) Bertanggung jawab atas kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
e) Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
d. Uraian Tugas Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran:
a) Membagi tugas kepada kepala seksi sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
b) Memberi arahan kepada para kepala seksi untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
c) Menghimpun dan menelaah pedoman dan peraturan perundang – undangan di
bidang promosi dan pemasaran;
d) Mempersiapkan penyusunan rancangan peraturan dan ketentuan di bidang
promosi dan pemasaran;
e) Melakukan perencanaan dan pengembangan program kerja bidang promosi dan
pemesaran;
f) Melakukan hubungan koordinasi dengan bagian lain di internal dan eksternal
UMSIDA untuk mendukung ketercapaian target mahasiswa baru UMSIDA;
g) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang promosi dan pemasaran;
h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian pelaksanaan tugas di bidang
promosi dan pemasaran;
i) Melaksanakan pemantauan, analisis dan evaluasi capaian bidang promosi dan
pemasaran;
j) Melakukan pelaporan kinerja di bidang promosi dan pemasaran pada pimpinan
unit kerja.
k) Mengusulkan pergantian personil pelayanan.
1. Tugas Kepala Seksi Direct Marketing
a) Melakukan riset pasar, yakni memetakan target pasar, segmentasipositioning, strategi marketing, pelaksanaan, dan evaluasi direct marketing;
b) Membuat perencanaan konten plan strategi personal selling, sales
promotion (agen), MGBK networking, kerjasama (MGBK, FKBKK, MKKS,
dan instansi terkait), promosi sekolah dan lembaga, KIP networking,
program volunteer putra daerah, iklan reklame, baliho, brosur, pamflet,
dan konten promosi cetak lainnya;
c) Mengkoordinir kegiatan edu fair, expo campus, pameran pendidikan;
d) Merancang special event, sponsorship, community relationship dan
memperluas roadshow pendidikan;
e) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang Promosi dan
Pemasaran.
2. Uraian Tugas Kepala Seksi Digital Marketing
a) Melaksanakan riset cyber media berbasis media data science analyst;
b) Membuat konten plan kegiatan digital marketing: online marketing di
media sosial, online advertising, kerjasama influencer mahasiswa dan
umum, online media partner, koordinasi promosi media sosial prodi dan
website di lingkungan UMSIDA;
c) Memenuhi kebutuhan desain grafis, fotografi, videografi, dokumentasi,
dan publicity;
d) Marencanakan kegiatan marketing public relation: sinkronisasi program
Corporate Social Responsibility (CSR) melalui program KKN dan MBKM
potensial.
e) Membangun media relation (online-offline) untuk memperkuat branding
yang dilakukan oleh Humas UMSIDA;
f) Media budgeting;
g) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang Promosi dan
Pemasaran.
3. Uraian Tugas Staff Promosi dan Pemasaran
a) Melakukan Administrasi kegiatan promosi;
b) Mengkoordinir kegiatan promosi;
c) Melakukan Administrasi kegiatan Pemasaran;
d) Mengkoordinir kegiatan pemasaran.
4. Uraian Tugas Tim Kreatif
a) Membuat konten audio visual (desain grafis, fotografi, videografi, podcast);
b) Operator multimedia;
c) Dokumentasi setiap kegiatan promosi;
d) Membuat animasi dan illustrasi;
e) Analisis iklan media sosial;
f) Admin media sosial (Instagram, Tiktok, Youtube)
C. KABID LOGISTIK DAN LAYANAN ADMISI
a. Tugas Pokok
Pengelolaan aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, monitoring, dan
evaluasi kegiatan pelayanan pendaftaran mahasiswa baru dan administrasi PMB serta
logistik kebutuhan direktorat admisi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
b. Wewenang
a) Menentukan prioritas pekerjaan terkait pelayanan dan logistik admisi;
b) Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan;
c) Memberikan penilaian kinerja pada tenaga kependidikan.
c. Tanggung Jawab
a) Bertanggung-jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan kegiatan
pelayanan admisi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo yang meliputi ;
b) Bertanggung-jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan kegiatan
pemenuhan logistik admisi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo;
c) Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan,
rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan
bahan kerja dan hasil kerja;
d) Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
e) Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
d. Uraian Tugas Kepala Bidang Logistik dan Layanan Admisi:
a) Membagi tugas kepada kepala seksi sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
b) Memberi arahan kepada para kepala seksi untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
c) Menghimpun dan menelaah pedoman dan peraturan perundang – undangan di
bidang logistik dan pelayanan admisi;
d) Mempersiapkan penyusunan rancangan peraturan dan ketentuan di bidang
logistik dan pelayanan admisi;
e) Melakukan perencanaan dan pengembangan program kerja bidang logistik dan
pelayanan admisi;
f) Melakukan hubungan koordinasi dengan bagian lain di internal dan eksternal
UMSIDA untuk mendukung kebutuhan kegiatan admisi UMSIDA;
g) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang logistik dan pelayanan admisi;
h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian pelaksanaan tugas di bidang
bidang logistik dan pelayanan admisi;
i) Melaksanakan analisis capaian bidang logistik dan pelayanan admisi;
j) Melakukan pelaporan kinerja di bidang logistik dan pelayanan admisi pada
pimpinan unit kerja.
k) Membuat pedoman standart pelayanan pelayanan PMB.
l) Penyusunan pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru.
m) Melakukan kegiatan open recruitmen calon Petugas pelayanan PMB.
n) Mengadakan program pelatihan komunikasi pelayanan, training program
knowlage .
1. Uraian Tugas Kepala Seksi Logistik
a) Membuat perencanaan dan penganggaran pengadaan logistik admisi;
b) Membuat perencanaan dan kebijakan operasional logistik admisi;
c) Melaksanakan tender pelaksanaan tendor logistic kebutuhan PMB;
d) Mengkoordinasi kegiatan pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian logistik
admisi;
e) Mengkoordinasi kebutuhan logistik pelayanan dan promosi admisi;
f) Menyiapkan akomodasi sarana dan prasarana PMB;
g) Membuat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan inventarisasi data logistik
admisi;
h) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala bidang logistik dan pelayanan
admisi.
i) Maintenance sarana prasarana direktorat admisi.
2. Tugas Kepala Seksi Layanan Admisi
a) Membuat perencanaan dan penganggaran kegiatan pelayanan admisi;
b) Membuat perencanaan dan kebijakan operasional pelayanan admisi;
c) Membuat perencanaan dan pengelolaan sistem informasi pelayanan admisi;
d) Melaksanakan rekrutmen tim pelayanan admisi;
e) Melakukan koordinasi dan monitoring kegiatan pelayanan admisi;
f) Melakukan koordinasi dan monitoring kegiatan pelayanan admisi;
g) Malaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan pelayanan admisi;
h) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran.
3. Uraian Tugas Staff pelayanan
a) Melakukan Administrasi kegiatan pelayanan Admisi;
b) Mengkoordinir kegiatan pelayanan Admisi;
c) Melakukan inventarisasi data pelayanan Admisi;
d) Mengkoordinasi tim pelayanan dan customer service;
e) Melakukan Kegiatan Blasting Whatsapp ke calon pendaftar;
f) Kegiatan update informasi website pmb.
4. Customers Service (CS)
a) Pelayanan Customer Service;
b) Mengelola Hotline PMB;
c) Melaksanakan kegiatan promosi direct dan digital ( Edufair,Roadshow, Presentasi,
etc);
d) Kontak Pembuat akun untuk proses pendaftaran dan herregistrasi.
5. Petugas pelayanan PMB
a) Front office tempat pendaftaran mahasiswa baru (melayani informasi, pendaftaran,
herregistrasi dan pembuatan KTM)
b) Mengawasi seleksi TPA calon mahasiswa baru dan foto KTM
c) Merekap data KTM
d) Promosi SMA, expo pendidikan, event (presentasi ke SMA, wisata kampus, dll)
e) Melayani informasi melalui WA Hotline PMB
f) Promotion Edufair Virtual
g) Content animation
