29
Nov
A. Direktur
TUGAS POKOK
a) Menyusun perencanaan program kerja dan RAK tahunan serta laporan kinerja setiap
semester.
b) Membuat progress report setiap semester terkait kegiatan ADMISI.
c) Menyusun konsep rumusan kebijakan dan peraturan di bidang ADMISI
d) Mengkoordinasikan pelaksanaan bidang Promosi dan Pemasaran serta bidang
logistic dan pelayanan ADMISI.
e) Mengkoordinasikan persiapan program ADMISI setiap tahun akademik baru.
f) Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain di bidang promosi ADMISI.
g) Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan dan membimbing pelaksanaan tugas
Ketua bidang dan Kasei dilingkungan ADMISI.
h) Melakukan validasi kinerja staf yang menjadi bawahannya secara obyektif.
WEWENANG
a) Berwenang mengambil kebijakan terhadap semua tugas yang terkait bidang ADMISI
b) Berwenang menyusun pedoman ADMISI.
c) Berwenang untuk memutuskan Promosi dan Pemasaran ADMISI, menentukan seleksi
dan penerimaan calon mahasiswa baru.
d) Berwenang untuk mengusulkan pergantian dan promosi personel di direktorat
Admisi.
e) Mengecek dan memberikan paraf semua surat keluar yang harus ditanda tangani oleh
Rektor/Wakil Rektor 3.
B. KABID PROMOSI DAN PEMASARAN
a. Tugas Pokok
1. Melakukan program Promotion, marketing, Research dan Media Development
2. Pengelolaan aktivitas untuk menyusun anggaran promosi dan oprasional PMB.
3. Melaksanakan event dunia Pendidikan (pameran pendidikan, sosialisasi sekolah, kunjungan kampus, sponsorship dan Kerjasama).
4. Melakukan riset pasar, monitoring, dan evaluasi strategi promosi dan pemasaran pada calon mahasiswa baru Diploma, Strata 1, Strata 2 secara terpadu berbasis teknologi informasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
5. Menyusun anggaran bidang promosi dan pemasaran
b. Wewenang
a) Menentukan prioritas pekerjaan terkait promosi dan pemasaran PMB;
b) Melakukan rekruetmen petugas PMB
c) Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan;
d) Memberikan penilaian kinerja pada tenaga kasie dan staf dilingkungan bidang Promosi dan Pemasaran
e) Melakukan penjajakan kerjasama dengan pihak eksternal
c. Tanggung Jawab
a) Bertanggung-jawab atas perencanaan dan pelaksanaan promosi dan pemasaran pada mahasiswa baru Diploma, Strata 1, Strata 2, secara terpadu berbasis teknologi informasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo;
b) Bertanggungjawab untuk menjamin ketepatan sasaran dan standar mutu proses promosi dan pemasaran pada mahasiswa baru Diploma, Strata 1, Strata 2, secara terpadu berbasis teknologi informasi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo;
c) Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan: rumusan kebijaksanaan, rumusan sasaran, keserasian dan keterpaduan hubungan kerja, kelengkapan bahan kerja dan hasil kerja bidang Promosi dan Pemasaran;
d) Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
e) Bertanggung jawab kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas;
f) Bertanggung jawab ketepatan pendayagunaan alat tulis kantor (ATK) dan alat perlengkapan kantor (APK).
g) Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran bertanggung jawab kepada direktur ADMISI
d. Uraian Tugas Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran:
a) Membagi tugas kepada kepala seksi sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
b) Memberi arahan kepada para kepala seksi untuk kelancaran pelaksanaan tugas promosi dan pemasaran;
c) Menghimpun dan menelaah pedoman dan peraturan perundang – undangan di bidang promosi dan pemasaran;
d) Mempersiapkan penyusunan rancangan program Promosi dan Pemasaran setiap tahun akademik baru
e) Melakukan perencanaan dan pengembangan program kerja bidang promosi dan pemesaran;
f) Melakukan hubungan koordinasi dengan bagian lain di internal dan eksternal UMSIDA untuk mendukung ketercapaian target mahasiswa baru UMSIDA;
g) Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang promosi dan pemasaran;
h) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian pelaksanaan tugas di bidang promosi dan pemasaran;
i) Melaksanakan pemantauan, analisis dan evaluasi capaian target bidang promosi dan pemasaran;
j) Melakukan pelaporan kinerja di bidang promosi dan pemasaran pada pimpinan unit kerja.
1. Tugas Kepala Seksi Direct Marketing
a) Melakukan riset pasar, yakni memetakan target pasar, segmentasi-positioning, strategi marketing, pelaksanaan, dan evaluasi direct marketing;
b) Membuat perencanaan konten plan strategi personal selling, sales promotion (agen), MGBK networking, kerjasama (MGBK, FKBKK, MKKS, dan instansi terkait), promosi sekolah dan lembaga, KIP networking, program volunteer putra daerah, iklan reklame, baliho, brosur, pamflet, dan konten promosi cetak lainnya;
c) Mengkoordinir kegiatan edu fair, expo campus, pameran pendidikan;
d) Merancang special event, sponsorship, community relationship dan memperluas roadshow pendidikan;
e) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran.
2. Uraian Tugas Kepala Seksi Digital Marketing
a) Melaksanakan riset cyber media berbasis media data science analyst;
b) Melakukan analisis social media specialist, menajemen iklan, social media creative.
c) Bertugas membuat konten, caption, audio video, kolaborasi dan lainnya.
d) Melaksanakan social media admin, menjadwalkan postingan, dan promosi digital
e) Membuat konten plan kegiatan digital marketing: online marketing di media sosial, online advertising, kerjasama influencer mahasiswa dan umum, online media partner, koordinasi promosi media sosial prodi dan website di lingkungan UMSIDA;
f) Memenuhi kebutuhan desain grafis, fotografi, videografi, dokumentasi, dan publicity;
g) Marencanakan kegiatan marketing public relation: sinkronisasi program Corporate Social Responsibility (CSR) melalui program KKN dan MBKM potensial.
h) Membangun media relation (online-offline) untuk memperkuat branding yang dilakukan oleh Humas UMSIDA;
i) Media budgeting;
j) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang Promosi dan Pemasaran.
3. Uraian Tugas Staff Direct Marketing
a) Melakukan administrasi kegiatan promosi dan mengkoordinir kegiatan promosi direct;
b) Menyusun jadwal promosi serta personel promosi;
c) Menyiapkan anggaran kegitan promosi direct;
d) Promosi secara langsung di sekolah, edu fair, dan ruang public.
4. Uraian Tugas Staff Digital Marketing
a) Menyusun jadwal promosi online;
b) Menyiapkan rancangan anggaran promosi online;
c) Membuat konten audio visual (desain grafis, fotografi, videografi, podcast);
d) Operator multimedia;
e) Dokumentasi setiap kegiatan promosi;
f) Membuat animasi dan illustrasi;
g) Analisis iklan media sosial;
h) Menjadi admin media sosial (Instagram, Tiktok, Youtube).
C. KABID LOGISTIK DAN LAYANAN ADMISI
a. Tugas Pokok
1. Pengelolaan aktivitas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, monitoring, dan evaluasi kegiatan pelayanan pendaftaran mahasiswa baru dan administrasi PMB serta logistik kebutuhan direktorat admisi Universitas Muhammadiyah Sidoarjo.
2. Menyusun anggaran bidang logistic dan pelayanan Admisi Umsida.
b. Wewenang
a) Menentukan prioritas pekerjaan terkait pelayanan internal, eksternal dan logistik admisi;
b) Menandatangani dan memaraf surat dan dokumen sesuai ketentuan;
c) Memberikan penilaian kinerja kepada kasie dan tenaga staf pada bidang logistic dan pelayanan.
c. Tanggung Jawab
a) Bertanggung-jawab atas perencanaan, pelaksanaan, pelaporan kegiatan pelayanan dan logistik admisi Umsida
b) Bertanggung-jawab atas pemenuhan logistik promosi admisi Umsida
c) Bertanggung jawab terhadap lokasi promosi outdor
d) Bertanggung jawab kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi;
e) Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Logistik dan Layanan Admisi bertanggung jawab kepada Direktur ADMISI
d. Uraian Tugas Kepala Bidang Logistik dan Layanan Admisi:
a) Membagi tugas kepada kepala seksi sesuai dengan bidang tugas masing-masing;
b) Memberi arahan kepada para kepala seksi untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
c) Mempersiapkan penyusunan rancangan peraturan dan ketentuan di bidang logistik dan pelayanan admisi Umsida;
d) Melakukan perencanaan dan pengembangan program kerja bidang logistik dan pelayanan admisi;
e) Melakukan hubungan koordinasi dengan bagian lain di internal dan eksternal UMSIDA untuk mendukung kebutuhan kegiatan admisi UMSIDA;
f) Melaksanakan pemantauan, evaluasi, dan penilaian pelaksanaan tugas di bidang bidang logistik dan pelayanan admisi;
g) Melaksanakan analisis capaian bidang logistik dan pelayanan admisi;
h) Melakukan pelaporan kinerja di bidang logistik dan pelayanan admisi pada pimpinan unit kerja;
i) Membuat pedoman standart operasional pelayanan PMB;
j) Penyusunan pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru.
1. Uraian Tugas Kepala Seksi Logistik
a) Membuat perencanaan dan penganggaran pengadaan logistik admisi;
b) Membuat perencanaan dan kebijakan operasional logistik admisi;
c) Mengkoordinasi kegiatan pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian logistik admisi;
d) Mengkoordinasi kebutuhan logistik pelayanan dan promosi admisi;
e) Menyiapkan akomodasi sarana dan prasarana promosi PMB;
f) Membuat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan inventarisasi data logistik admisi;
g) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala bidang logistik dan pelayanan admisi;
h) Maintenance sarana prasarana direktorat admisi .
2. Tugas Kepala Seksi Layanan Admisi
a) Membuat perencanaan dan penganggaran kegiatan pelayanan admisi;
b) Membuat perencanaan dan kebijakan operasional pelayanan admisi;
c) Membuat perencanaan dan pengelolaan sistem informasi pelayanan admisi;
d) Melaksanakan rekrutmen tim pelayanan admisi;
e) Mengadakan program pelatihan komunikasi pelayanan, training program produk knowlage
f) Melakukan koordinasi dan monitoring kegiatan pelayanan admisi;
g) Malaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan pelayanan admisi;
h) Melaporkan setiap capaian kegiatan pada Kepala Bidang logistic dan pelayanan .
3. Uraian Tugas Staf Data dan Pelayanan PMB
a) Melakukan administrasi kegiatan pelayanan PMB;
b) Mengkoordinasi kegiatan pendaftaran dan herregistrasi PMB;
c) Melakukan inventarisasi data pelayanan PMB;
d) Melakukan proses administrasi beasiswa;
4. Uraian Tugas Staf Keuangan dan Customer Relation
a) Melakukan administrasi pengajuan anggaran dan laporan keuangan Admisi;
b) Mengkoordinasi kegiatan feedback kepada customer melalui hotline;
c) Melakukan Kegiatan Blasting Whatsapp ke calon pendaftar;
d) Kegiatan update informasi website pmb.
5. Uraian Tugas Front Office PMB
a) Melakukan pelayanan pendaftaran dan Herregistrasi;
b) Melakukan pelayanan informasi melalui hotline;
c) Melakukan kontak pendaftar melalui hotline;
d) Melakukan kegiatan promosi PMB.
